I februari upptäckte Mariehamns stad att det har gjorts utbetalningar från Medborgarinstitutet (Medis) till en heltidsanställds privata företag. På beställning av skolans rektor har institutet under perioden 2004–2021 köpt varor och tjänster av företaget för 429.661 euro, det visar stadens egen utredning. Ålandstidningen har gått igenom utredningen, men också samtliga höranden med den anställda, rektorn Siv Ekstöm, och ett flertal anställda på Medis.

Siv Ekström efterträdde den tidigare rektorn Leena Raitanen 2017. Som Ålandstidningen kunde avslöja i gårdagens tidning har Siv Ekstöm fått en arbetsrättslig varning, hon går i pension den 1 augusti.

Staden har i sin granskning tittat på tidsperioden 2012-2021. Av det sammanlagda utbetalda beloppet på 289.380 euro har produkter och tjänster för 70.000 euro upphandlats. Men man misstänker att konkurrensutsättningen inte har gjorts enligt stadens regler för upphandling.

För den resterande summan, alltså 220.000 euro, finns ingen upphandlingsdokumentation. Staden misstänker att det handlar om tjänster som har direktupphandlats, utan att konkurrensutsättas.

”Det har framkommit att Siv Ekström till den del det rör sig om direktupphandling för sin del inte vidtagit några särskilda åtgärder för att säkerställa att prissättningen varit relevant. Andelen transaktioner till den anställdas företag i förhållande till andelen transaktioner till andra motsvarande företag är anmärkningsvärt hög”, skriver staden i utredningen.

Skrev kravspecar – till sig själv

Enligt stadens uppfattning har den anställda identifierat och föreslagit till Medis ledningsgrupp vilka tjänster som bör köpas in. Den anställda har sedan gett offerter och vunnit de upphandlingar där hen själv deltagit i beredningen av ärendet. Staden misstänker också att den anställda har granskat de utförda arbetena.

”Du har medverkat vid upprättandet av kravspecifikationer och således haft sådan ingående information om behoven och förväntningarna från stadens sida, vilket gjort att du haft en uppenbar fördel vid anbudsgivning jämfört med andra anbudsgivare, vilket har varit ägnat att snedvrida konkurrensen. Det har varit uppenbart olämpligt att du i egenskap av ägare till företaget inlämnat anbud på de arbeten som du själv planerat och berett inom ramen för ditt arbetsförhållande”, skriver staden i ett kallelsebrev.

Staden anser att de beställda arbetena till stor del är av den karaktär att de skulle ha utförts inom den anställdes ordinarie arbetsuppgifter.

Under höranden med övrig personal har staden fått uppfattningen att den anställda skött den egna firmaverksamheten och arbetsledning under arbetstid.

”Du får lön för att utföra arbetsuppgifter under arbetstid. Du ska inte utföra annat arbete än sådant du enligt arbetsavtalet anställts för att göra under arbetstid”, skriver staden i ett brev.

”Kränkande”

Den anställda framför i en anmärkning att stadens rapport är ensidig och otydlig.

”Den anställdas ombud påpekar att hen inte ska belastas av att upphandlingarna gjorts felaktigt, ansvaret för upphandlingarna ligger hos rektorn vid Medis”, står det i ett protokoll från ett hörande.

Den anställda menar att det inte finns något som styrker att arbetstiden har använts på felaktigt sätt. De vittnesbörd som presenteras i rapporten upplevs vara ”spekulativa och sakna substans”.

Enligt stadens direktiv har Medis rektor överskridit sin befogenhet att köpa varor och tjänster för max 15.000 euro. Siv Ekström säger i ett hörande att hon inte har varit medveten om budgetgränsen.

”När Ekström tillträdde som rektor 2017 ärvde hon ett system vid Medis, Ekström kan inte lastas för vad som skett före hennes tillträde”, står det i ett protokoll från hennes hörande.

Siv Ekström har sagt till staden att anledningen till att merparten av de arbeten som utförts vid Medis utförts av den anställdas företag är att det inte har kommit anbud från andra entreprenörer, förutom i några undantagsfall. Hon finner det inte märkligt att Medis beställt arbeten av en anställds företag.

”Angående upphandlingar som inte varit konkurrensutsatta framförde Ekström att de främst beror på arbeten som har varit brådskande att få utförda”, står det i ett protokoll.

I ett protokoll påpekar Siv Ekström att hon upplever utredningen som ”kränkande”.

”Ekström tycker att det är för mycket tyckande kring denna utredning och att hon blivit utsatt för osakligt bemötande och härskartekniker”, står det.