Kommunstyrelsen i Eckerö tog för några veckor sedan upp ett ärende om kommunens arkiv. I beredningen beskrivs arkivfunktionen som mycket allvarligt eftersatt, vilket innebär betydande risker för informationshanteringen och efterlevnaden av arkivlagstiftningen.

Nu har kommunen inlett en punktinsats för att komma till rätta med problemet. Kommunens bibliotekarie ska under ett års tid ägna 20 procent av sin arbetstid åt uppgiften.

Enligt kommundirektör Petri Rautanen har flera faktorer bidragit till den eftersatta arkivhanteringen.

– Det går flera år tillbaka, säger han.

”Hinner inte med”

Någon gång mellan 2017 och 2019 tog kommunen in en resurs för arkivet, som redan då var eftersatt.

– Den här externa resursen gjorde ett jättebra jobb, säger Petri Rautanen.

Men sedan dess har problemen med arkiveringen fortsatt. En av orsakerna är att kommunen haft brist på resurser vid kansliet. Några månader efter att Petri Rautanen tillträdde som kommundirektör initierade han ett ärende om att förstärka kansliresursen. En arbetsgrupp tillsattes för att utreda behovet.

– Det resulterade i att vi inte anställde någon kansliresurs till, utan vi har fortsatt med de befintliga resurserna.

I stället har kommunen omfördelat resurser och fattat beslut om it-uppgraderingar som ska göra systemen effektivare. Men på grund av bristen på kansliresurser har det tagit längre tid än man tänkt sig att implementera systemen.

– Vi hinner inte med i den takt som vi har budgeterade medel och planering för.

Tre flyttar

För att ytterligare späda på problematiken har kommunen inte haft någon arkivansvarig kanslist på plats de senaste månaderna.

– Kansliet har under den här tiden inte klarat av att hantera arkivet alls, egentligen. Till det kan man lägga att vi har flyttat hela kansliet två gånger och kommer att flytta det en gång till.

När det stod klart att kommunkansliet i Överby var i så dåligt skick att det behöver renoveras flyttade kansliet först in i moduler på gården. Sedan flyttade man till de nuvarande tillfälliga lokalerna i Nalles gästhem i Storby.

I maj ska man flytta tillbaka till det renoverade kansliet i Överby.

–  Hela den här flyttkarusellen tar väldigt mycket resurser som också gör att vi inte hinner med arkivet.

Vad får det för effekt att arkivet inte är i ordning?

– Vi får svårt att efterleva arkivlagstiftningen, särskilt på lång sikt. Men även kortsiktigt blir det svårare att hitta och leverera handlingar.

Var arkiveras handlingarna i det här tillfälliga kommunkansliet?

– Vi lägger dem på hög, helt enkelt.

Efter den redan inledda punktinsatsen ska bibliotekarien lämna över arkiveringen till kommunens nyanställda kanslist.

– Så vi har en plan för både kort och lång sikt, säger Petri Rautanen.