Innan sommaren börjar landskapsförvaltningen använda ett elektroniskt system för att hantera fakturor. Systemet väntas sätta stopp för försenade fakturor och spara mycket tid för personalen.
FAKTURAHANTERING I december förra året kunde Ålandstidningen avslöja att landskapet dagligen missar fakturor. Det förfarandet orsakar en hel del problem för företag som utför tjänster åt landskapet, enligt Jonny Mattsson från Ålands företagarförening. Företagen får ligga ute med beloppen och kan få problem med återbetalningar till sina egna leverantörer.
Jonny Mattsson berättade om fall där fakturor blivit hela 40 dagar försenade. Bilden bekräftades av landskapets finanschef Dan E Eriksson.
- Korta faktureringstider som sju till åtta dagar har vi mycket svårt att hinna med, sa han då till Ålandstidningen.
Han berättade att det inte är mycket som krävs för att även fjortondagarsfakturor ska bli försenade.
- Det räcker med att fakturan blir liggande hos en tjänsteman.
I extremfall har det hänt att fakturor har försvunnit på vägen mellan olika avdelningar.
Fakturorna kan eftersökas
Men nu är alltså ändring på gång. Innan semestern kommer de första delarna av förvaltningen att börja hantera alla fakturor elektroniskt. Det berättar Janne Tuominen som är projektledare för den nya fakturahanteringen.
- Stora delar av basutformningen är klar. Under året har vi testat systemet genom att bokföra fakturor i ett testföretag, berättar han.
Under maj månad kommer personalen börja få utbildning i systemet. Landskapets budgetansvariga har redan fått en första introduktion.
Alla fakturor som kommer i pappersform ska scannas in i systemet. Fakturorna blir då sökbara: Det blir lättare att överblicka var en faktura befinner sig och vilka betalningar som är på kommande. Landskapet får också möjlighet att ta emot fakturor som kommer på elektronisk väg.
Kortare hanteringstid
- Genom det nya systemet kommer det att gå mycket snabbare att leverera fakturorna till de som ska se och godkänna dem. Det hoppas vi ska leda till att hanteringstiden blir kortare, säger Janne Tuominen.
Arbetet slutar inte vid ett fakturasystem som är elektroniskt. Nästa steg handlar om att göra hela dokumenthanteringen elektronisk. Det innebär att alla ärenden med tillhörande dokument kommer att finnas i en elektronisk databas så småningom.
- När den informationen finns samlad finns det möjlighet till bättre insyn för allmänheten, berättar Janne Tuominen.

Tone Nordling