Ålandstidningen berättade i går om Johanna och Matilda (fingerade namn) vars patientjournaler lästs av obehörig personal vid Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS). De rikta skarp kritik mot organisationen, bland annat mot att den anställda fick jobba kvar när hen utreddes.
Borde ni ha agerat annorlunda, vårdchef Sirpa Mankinen?
– Det som vi diskuterat mycket är om vi borde ha tagit bort behörigheter till journalsystemet och låtit personen gå hem. Men då gjorde vi bedömningen att hen kunde vara kvar tills processen var klar.
– ÅHS hade inte hanterat sådana fall tidigare. Vi startade omgående processen med disciplinär bestraffning, det vill säga vi tog ärendet till tjänstedelegationen med förslag om avsättning. Vi trodde att det var rätt väg. Där kom det fram att det inte går att hantera den vägen. Framöver vet vi att det är polisanmälan som gäller. Då kan vi också i grova fall starta uppsägningsprocessen på en gång.
Varför hade personen tillgång till journalsystemet under tiden hen jobbade kvar?
– När vi pratade var det så tydligt att hen aldrig kommer att göra det här igen. Vi var flera som satt där och alla gjorde den bedömningen.
Så ni litade på hens ord?
– Så var det. Vi visste att hen inte skulle göra det mer, och det har även kontrollerna visat.
 
Sett över behörigheter
När det omfattande intrånget uppdagades ville Sirpa Mankinen vidta en rad åtgärder, bland annat att alla anställda skulle få skriva under nya sekretessavtal. Det har inte gjorts, men det är på gång i samband med att man tar fram ett nytt paket om informationssäkerhet, säger hon.
Även personalens behörigheter skulle gås igenom. Det har gjorts ännu. Man har analyserat olika yrkesgruppers behörigheter och begränsat där man kan. Men någon stor skillnad är det inte.
– Vissa enheter har haft allmänna inloggningar, men för att undvika att de används fel har vi plockat bort dem.
– Men det är ett arbetsredskap man måste ha. Om vi begränsar för mycket blir det omöjligt att utföra det arbete vi är till för. Vi har begränsat i den omfattning som nuvarande vårdinformationssystem tillåter.
 
”Litat på vår personal”
Därtill skulle man ha ett informationsmöte för hela personalen i somras, men något sådant har ännu inte hållits. Det planeras till februari–mars. Fram tills dess ska man ha tagit fram informationsmaterial om vad som gäller. Alla anställda kommer att kallas till möte. 
– Sedan har vi uppmuntrat till att verksamhetens ledning ska gå igenom sina arbetsrutiner och kulturen. Det måste ske på enhetsnivå så att det kommer närmare vardagen.
I fredags skickade även ledningen ut en ”allvarlig påminnelse” om sekretessen till personalen. Orsaken till att det inte gjorts tidigare är, enligt Sirpa Mankinen att ledningsgruppen trodde att vårens händelse var ett enskilt fall.
Har ni varit naiva?
– Vi har litat på vår personal. 
Men har ni varit naiva?
– ÅHS ska vara en proffsig organisation och stå för god kvalitet och agera enligt lagar. Man utgår från att arbetstagarna gör rätt, men det är några som brister. Det är synd att vissa anställda tar sig rätten och stämplar hela yrkespersonalen. De allra flesta är stolta över sin yrkesetik och skulle aldrig göra detta mot sina patienter. 
Ledningen arbetar som bäst med en policy om tystnadsplikt och personregisterbrott. Detta för att cheferna ska veta hur de ska hantera eventuella brott ärendena.
Utöver detta har man införskaffat en ny loggmonitor (se skild artikel) som ska minimera olovliga intrång.
 
Alla utbildade vet
Men trots alla åtgärder gjordes nya intrång i oktober.
Hur kunde det ske igen?
– Personalen måste ha arbetsredskap. Att någon medvetet bestämmer sig för att gå emot sin tjänsteplikt och obehörigt gå in i en journal kan ingen hindra. Det är personens ansvar.
Är det inte ÅHS ansvar att se till att det inte sker?
– Absolut, men oberoende vad vi gör finns alltid möjligheten kvar. Det är delat ansvar. Organisationen måste se till att det finns information, övervakning, och att informationssäkerheten är säkrad i den mån det går. Sedan ligger alltid det sista ansvaret på personen.
I augusti sade du att patienterna i dag kan lita på sekretessen vid ÅHS. Kan man verkligen det?
– Fortfarande säger jag att alla yrkesutbildade personer vet att man måste respektera patienternas rättigheter och integritet. Men om en anställd inte bryr sig om det … Vi kan inte sitta bredvid och hela tiden vakta. Det handlar om moral, etik och värdegrund. Det måste varenda en ha i sig.
Hur hanterar ni anmärkningen från Johanna och Matilda?
– De har fått ett skriftligt svar. Sedan har jag haft diskussion med båda patienter. Jag förstår fullt att de är kränkta. Vi har lärt oss mycket under processen, och jag vill lita på att det här blir i ordning.
– Vi strävar efter på alla sätt god vård till patienter och det känns bra att det här bristande och lagstridiga förfarandet kom till ytan och att vi kunde ta tag i saken. Egentligen vill jag rikta tack till de aktiva patienterna och beklaga ännu en gång det som de blivit utsatta för.

Sandra Widing